AI, HOJE TEM REUNIÃO?

por Simone Zanotello de Oliveira

 

Muitos profissionais franzem a testa ou ficam nervosos quando são informados de que haverá uma reunião logo mais. Mais por que essa rejeição? Alguns a justificam por julgar que a maioria das reuniões é improdutiva, que fica uma “falação” e nada se resolve, representando uma perda de tempo. Mas será que o problema está na “reunião” propriamente dita, ou nas pessoas que a organizam ou dela participam? Onde está a falha de comunicação?

Pois vamos analisar alguns pontos que objetivam tornar as reuniões mais objetivas e proveitosas, cumprindo o seu papel, que é o de estabelecer um ato de comunicação que visa a discutir e resolver determinadas questões.

Primeiramente, uma reunião necessita ser planejada. Se possível, envie previamente uma pauta da reunião aos participantes, que também devem ser selecionados, evitando um grande número de pessoas – afinal, é uma reunião e não uma palestra. O encontro deve conter 4 etapas: a) considerações iniciais – o que será discutido e a finalidade da reunião; b) debate dos assuntos – ocasião em que as questões devem ser lançadas e discutidas, buscando verificar uma solução para elas; c) conclusão – que diz respeito  às considerações finais sobre as questões discutidas; d) recapitulação – que é o momento destinado a esclarecer eventuais dúvidas que ainda pairem, e também para verificar quais serão as próximas ações, quem serão os responsáveis e qual o prazo. Uma reunião deve ter horário para começar e para terminar – pois isso é uma grande reclamação das pessoas – “que as reuniões demoram muito”.  E esses horários devem ser respeitados, principalmente de início, evitando-se chegar atrasado.

A liderança da reunião também é um ponto essencial. O condutor da reunião deve motivar a participação das pessoas, fornecer informações para que a discussão tenha continuidade, delimitar o foco da reunião para que não se “fuja” do assunto, manter a descontração – sem cair na vulgaridade, é claro -, incentivar o grupo a dar opiniões, saber ouvir, cortar as conversas paralelas, disciplinar o uso dos celulares, organizar as pausas para o cafezinho, fazer com que o horário seja cumprido, evitar dar opiniões pessoais sem embasamento técnico e manter a calma, a tolerância e a cordialidade em situações de conflito que normalmente surgem. Outra situação que o líder de uma reunião precisar saber trabalhar é com os diversos tipos de participantes: o monopolizador, o desinteressado, o calado, o palpiteiro e o pessimista.

E quem participa de reuniões, tem um papel importante? Sem dúvida. O participante de uma reunião, quando é questionado, deve responder de maneira firme e objetiva - para isso é preciso prestar atenção na reunião. Deve, também, falar com uma voz pausada e num tom que possa ser ouvido por todos os demais participantes. Caso tenha algo importante a acrescentar, “não  pode perder o bonde” e deve pedir a palavra – talvez esse momento possa representar a chance para alavancar uma carreira profissional. Não se deve responder perguntas que foram feitas a outras pessoas, a menos que não tenha havido resposta. É preciso olhar para todas as pessoas enquanto se fala e ficar atento em quem está com a palavra. E o principal: não se deve fazer trejeitos ou cochichos enquanto outra pessoa estiver falando, mesmo que se discorde da opinião dela – é necessário colocar esse posicionamento assim que ela terminar de falar, mas sem ofensas e sem querer impor uma opinião pessoal.  

E para ambos – líder e participantes – não se deve esquecer de que a mensagem precisa ser transmitida de forma clara e objetiva, sempre se cientificando de que as pessoas entenderam o que se quis falar.

Bem, pense nesses pontos na próxima reunião e melhore sua comunicação empresarial – isso pode representar um diferencial na sua carreira.